Datenschutzhinweise für Online-Terminbuchungen mit Microsoft Bookings

1. Einleitung

Wir informieren Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Terminplanungsanwendung „Microsoft Bookings“. Microsoft Bookings ist ein Dienst der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.

 

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Planung und Durchführung von Terminen über „Microsoft Bookings“ ist:

SNS Connect GmbH
Robert-Bosch-Str. 16
64293 Darmstadt
E-Mail: info@snsconnect.de

 

3. Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen „Microsoft Bookings“, um Termine mit Bewerberinnen und Bewerbern, Kundinnen und Kunden, Beschäftigten sowie sonstigen Geschäftspartnern und Interessenten zu planen, zu vereinbaren und durchzuführen. Dies umfasst sowohl Präsenztermine als auch Online-Termine (z. B. per Microsoft Teams). Die Verarbeitung dient insbesondere der effizienten Terminvergabe, der Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen sowie der Kommunikation im Zusammenhang mit dem jeweiligen Termin.

 

4. Kategorien personenbezogener Daten

Bei der Nutzung von „Microsoft Bookings“ werden insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:

•  Angaben zur Terminart (z. B. Beratung, Bewerbungsgespräch)

•  Angaben zur zuständigen Ansprechperson in unserem Unternehmen

•  Datum und Uhrzeit des Termins sowie ggf. Dauer

•  Name

•  E‑Mail-Adresse

•  ggf. Anschrift

•  Telefonnummer

•  von Ihnen freiwillig angegebene Notizen / Anmerkungen zum Termin

•  technische Nutzungsdaten wie IP-Adresse und Protokolldaten, soweit für die Bereitstellung des Dienstes erforderlich

Welche Daten im Einzelfall verpflichtend oder freiwillig anzugeben sind, ergibt sich aus den Eingabefeldern im Buchungsformular.

 

5. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage richtet sich nach dem Kontext der Terminvereinbarung:

•  Beschäftigungsverhältnis (inkl. Bewerbungen):
Soweit Termine im Zusammenhang mit einem bestehenden oder anzubahnenden Beschäftigungsverhältnis stehen, verarbeiten wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

•  Vertragsanbahnung und -durchführung mit Kundinnen, Kunden und sonstigen Vertragspartnern:
Soweit die Terminplanung und -durchführung für die Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

•  Sonstige Anfragen und Kommunikation / Interessenten:
Wenn keine vertragliche Beziehung besteht, verarbeiten wir die Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interessesan einer effektiven Planung und Durchführung von Terminen, Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

•  Einwilligung:
Soweit wir Sie im Rahmen der Terminvereinbarung um eine Einwilligung in bestimmte Verarbeitungen bitten (z. B. für weitergehende Notizen oder die Nutzung von Kontaktdaten zu Marketingzwecken), erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

 

6. Empfänger und Kategorien von Empfängern

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Planung und Durchführung von Terminen verarbeitet werden, werden grundsätzlich nur innerhalb unseres Unternehmens an diejenigen Stellen weitergegeben, die die Termine vorbereiten oder durchführen.

Darüber hinaus setzen wir Microsoft im Rahmen einer Auftragsverarbeitung ein. Microsoft erhält in diesem Zusammenhang Zugang zu den vorgenannten Daten, soweit dies zur Erbringung des Dienstes „Microsoft Bookings“ erforderlich ist. Mit Microsoft besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn und soweit dies zur Erfüllung des jeweiligen Termins erforderlich ist (z. B. Teilnahme weiterer externer Personen am Termin) oder Sie hierin eingewilligt haben.

 

7. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Wir haben die Nutzung von Microsoft 365 so konfiguriert, dass die Speicherung von Kundendaten grundsätzlich in Rechenzentren innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) erfolgt. Es ist jedoch nicht ausgeschlossen, dass es im Rahmen der Nutzung von Microsoft 365 zu Zugriffen aus Drittstaaten (insbesondere USA) kommen kann, etwa im Rahmen von Support- oder Administrationsleistungen.

Microsoft stützt solche Übermittlungen insbesondere auf die EU-Standardvertragsklauseln gemäß Beschluss (EU) 2021/914 sowie auf eine Zertifizierung nach dem EU‑US Data Privacy Framework. Microsoft verpflichtet sich, personenbezogene Daten nach den Vorgaben der DSGVO zu schützen und ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen.

Während der Übertragung über das Internet sind Ihre Daten durch eine Transportverschlüsselung vor unbefugtem Zugriff geschützt.

 

8. Dauer der Speicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur solange, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Termin- und Kontaktdaten werden im Regelfall gelöscht, sobald sie für die Terminplanung, Durchführung und etwaige Nachbereitung nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Fristen) entgegenstehen.

Bestehen vertragliche oder gesetzliche Ansprüche (z. B. Gewährleistungs- oder Haftungsansprüche), kann eine längere Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche erforderlich sein.

 

9. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Angabe der in Microsoft Bookings abgefragten Pflichtfelder ist für die Terminvereinbarung erforderlich. Ohne diese Angaben kann kein Termin über das System gebucht werden. Es besteht jedoch keine gesetzliche Pflicht, Microsoft Bookings zu nutzen; Termine können alternativ über andere Kommunikationswege (z. B. Telefon, E‑Mail) vereinbart werden.

 

10. Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt. Sie erreichen diesen wie folgt:

SNS Connect GmbH – Datenschutzbeauftragter –
Robert-Bosch-Str. 16
64293 Darmstadt
E-Mail: dsb@accas-group.com

 

11. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben die folgenden datenschutzrechtlichen Rechte:

•  Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)

•  Recht auf Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)

•  Recht auf Löschung nach Maßgabe von Art. 17 DSGVO

•  Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO

•  Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO

•  Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO (Art. 21 DSGVO)

•  Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an die oben genannten Kontaktdaten des Verantwortlichen wenden.

 

12. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

13. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir passen diese Datenschutzhinweise an, sobald sich Änderungen unserer Datenverarbeitung oder der eingesetzten Dienste ergeben oder sonstige Anlässe dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie jederzeit auf dieser Internetseite.

 

Stand: 29.07.2026