Auf einen Blick

Inter­ne Mel­de­stel­le für Hinweisgeber

Wir stel­len Ihnen einen Case-Mana­ger, der die hohen per­sön­li­chen und fach­li­chen Anfor­de­run­gen erfüllt und auf­recht­erhält. Bei Bedarf kön­nen wir jeder­zeit wei­te­re Mit­ar­bei­ten­de aus unse­rem Com­pli­ance-Team hin­zu­zie­hen. Das von uns ver­wen­de­te digi­ta­le Hin­weis­ge­ber­sys­tem für die Mel­de­stel­le und den Mel­de­weg, erfüllt die stren­gen Anfor­de­run­gen des Gesetzgebers.

Scrol­len und informieren

Infor­ma­ti­on, Schutz und Verpflichtung

Die Her­aus­for­de­rung

Hin­weis­ge­ber sind enga­gier­te Mit­ar­bei­ten­de, die wert­vol­le Infor­ma­tio­nen über Miss­stän­de im Unter­neh­mens­um­feld zur Ver­fü­gung stel­len. Um die­se Mit­ar­bei­ten­den zu schüt­zen, hat der Gesetz­ge­ber das Hin­weis­ge­ber­schutz­ge­setz (HinSchG) ver­ab­schie­det. Durch das Gesetz wer­den ver­bind­lich Maß­nah­men fest­ge­legt, die für Unter­neh­men ab 50 Mit­ar­bei­ten­de ver­pflich­tend sind. Die Umset­zungs­frist endet am 17. Dezem­ber 2023. Für Unter­neh­men ab 250 Mit­ar­bei­ter ist die Frist bereits verstrichen.

Scha­den, Repu­ta­ti­on und Bußgelder

Ihre Risi­ken

Betrug, Untreue, Dieb­stahl und Belästigung

Sie hören immer nur bei ande­ren von sol­chen Ver­stö­ßen, bis es Sie selbst trifft. Wer­den die­se Fäl­le nicht früh­zei­tig erkannt und kon­se­quent ver­folgt, erge­ben sich dar­aus mit hoher Wahr­schein­lich­keit beträcht­li­che Schadenssummen.

Innen­be­zie­hun­gen, Außen­be­zie­hun­gen und Reputation

Durch eine unge­re­gel­te Kom­mu­ni­ka­ti­on ver­brei­ten sich Ver­mu­tun­gen und Halb­wahr­hei­ten und belas­ten die Bezie­hun­gen ihrer Mit­ar­bei­ten­den unter­ein­an­der. Füh­len sich enga­gier­te Mit­ar­bei­ten­de in sol­chen Fäl­len allein­ge­las­sen, wen­den Sie sich unter Umstän­den an Drit­te, was einen erheb­li­chen Scha­den für ihre Außen­be­zie­hun­gen und ihre Repu­ta­ti­on nach sich zie­hen kann.

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Ver­trau­lich­keit, Fach­kun­de und Interessenskonflikte

Der Gesetz­ge­ber hat mit dem Hin­weis­ge­ber­schutz­ge­setz umfang­rei­che Vor­aus­set­zun­gen und stren­ge Regeln für das Case-Manage­ment von Hin­wei­sen und dem Schutz der Hin­weis­ge­ben­den for­mu­liert, die für ein Unter­neh­men ohne eige­nes Com­pli­ance-Team nur schwer umzu­set­zen sind. Ver­stö­ße gegen das Gesetz wer­den mit einem Buß­geld von bis zu 50.000 Euro sanktioniert.

Die Anfor­de­run­gen sind hoch, die Risi­ken beträcht­lich. Durch unser exter­nes Case-Manage­ment schüt­zen Sie Ihre Unter­neh­mens­wer­te.

Mel­de­stel­le, Mel­de­weg und Case-Management

Unser Ange­bot an Sie

Exter­ner Case-Manager

Digi­ta­les Hinweisgebersystem

Preis 100,00 Euro / Monat

Exter­ner Case-Manager
Unter­stüt­zung durch das Compliance-Team
Plausibilitätsprüfung
Ein­lei­ten der Folgemaßnahmen

Digi­ta­les Hinweisgebersystem
An 24 Stun­den und 7 Tagen erreichbar
Erfüllt die regu­la­to­ri­schen Anfor­de­run­gen an die inter­ne Mel­de­stel­le und den Meldeweg

Imple­men­tie­rung

Preis 300,00 Euro / einmalig

Imple­men­tie­rung Ihres Hinweisgebersystems
Fach­ge­sprä­che mit den Verantwortlichen

Com­pli­ance

Nach Auf­wand

Fall­be­ar­bei­tung
Inter­ne und exter­ne Kommunikation
Mitarbeiterschulungen

(Prei­se zzgl. der gesetzl. USt.)

Vom digi­ta­len Hin­weis­ge­ber­sys­tem bis zum Case-Manage­ment – wir bie­ten Ihnen eine Leis­tung an, die für Kos­ten­trans­pa­renz sorgt.

Fra­gen und Antworten

Kur­ze Fra­ge, kur­ze Ant­wort: Das Wich­tigs­te zum Hinweisgeberschutz

Für Unter­neh­men ab 250 Mit­ar­bei­ten­de ist die Frist zur Ein­rich­tung einer Mel­de­stel­le bereits abge­lau­fen. Für Unter­neh­men ab 50 Mit­ar­bei­ten­de endet die Frist am 17.12.2023. Dar­über hin­aus gibt es eine gan­ze Rei­he wei­te­rer Unter­neh­men, die auf­grund Ihrer Rechts­form bzw. Ihrer Geschäfts­tä­tig­keit, unab­hän­gig von der Anzahl der Mit­ar­bei­ten­den, eine Mel­de­stel­le ein­rich­ten müs­sen. Kon­tak­tie­ren Sie uns, wenn Sie sich nicht sicher sind, ob für Ihr Unter­neh­men die Ein­rich­tung einer Mel­de­stel­le ver­pflich­tend ist.

Der Hin­weis­ge­ber­schutz schützt natür­li­che Per­so­nen, die im Zusam­men­hang mit ihrer beruf­li­chen Tätig­keit oder im Vor­feld einer beruf­li­chen Tätig­keit Infor­ma­tio­nen über Ver­stö­ße erlangt haben und die­se mel­den oder offenlegen.

Die Mel­dung des Hin­weis­ge­bers erfolgt hier­bei an eine inter­ne oder exter­ne Mel­de­stel­le. Die­se Mel­de­stel­len betrei­ben die Mel­de­ka­nä­le, füh­ren das Ver­fah­ren und ergrei­fen Folgemaßnahmen.

Dar­über hin­aus wer­den Per­so­nen geschützt, die Gegen­stand einer Mel­dung oder Offen­le­gung sind, sowie sons­ti­ge Per­so­nen, die von einer Mel­dung oder Offen­le­gung betrof­fen sind.

Das Case-Manage­ment wird mit den Auf­ga­ben einer inter­nen Mel­de­stel­le betraut. Alle betei­lig­ten Per­so­nen müs­sen die hier­für not­wen­di­ge Fach­kun­de vor­wei­sen und auf­recht­erhal­ten. Sie sind in ihrer Arbeit unab­hän­gig, Inter­es­sens­kon­flik­te müs­sen aus­ge­schlos­sen wer­den. Die Arbeit des Case-Manage­ments unter­liegt einem stren­gen Vertraulichkeitsgebot.

Aus unse­rer Sicht ergibt sich die Not­wen­dig­keit aus den Vor­ga­ben des Geset­zes, auf­grund der dar­in for­mu­lier­ten Anfor­de­run­gen an die Ver­trau­lich­keit und Inte­gri­tät des Mel­de­wegs. Die Fra­ge ist also, wie erreicht die Mel­dung eines Hin­weis­ge­bers das Case-Manage­ment und wie bear­bei­tet und archi­viert das Case-Manage­ment den Fall? Eine ein­fa­che E‑Mail-Adres­se und eini­ge Tabel­len­blät­ter wer­den hier nicht genü­gen. Es braucht ein spe­zi­ell hier­für ent­wi­ckel­tes digi­ta­les Hin­weis­ge­ber­sys­tem, um die mit der Ver­ar­bei­tung der Infor­ma­tio­nen ver­bun­de­nen tech­nisch-orga­ni­sa­to­ri­schen Risi­ken nach­hal­tig zu senken.

Der Hin­weis­ge­ber ruft in sei­nem Brow­ser die Web-Sei­te mit dem digi­ta­len Hin­weis­ge­ber­sys­tem auf. Das Hin­weis­ge­ber­sys­tem gibt dem Hin­weis­ge­ber bei der For­mu­lie­rung sei­nes Hin­wei­ses Aus­wahl­mög­lich­kei­ten und Hil­fe­stel­lun­gen. Der Hin­weis­ge­ber sen­det sei­nen Hin­weis ab und erhält eine Bestätigung.

Der Case-Mana­ger wird über den Ein­gang des Hin­wei­ses infor­miert. Er führt im Hin­weis­ge­ber­sys­tem eine Plau­si­bi­li­täts­prü­fung durch und prüft den sach­li­chen Anwen­dungs­be­reich des Geset­zes. Gege­be­nen­falls nimmt er über das Hin­weis­ge­ber­sys­tem Kon­takt zu dem Hin­weis­ge­ber auf. Wenn not­wen­dig lei­tet der Case-Mana­ger eine Fall­be­ar­bei­tung ein.

Die exter­ne Ver­ga­be der inter­nen Mel­de­stel­le hat den Vor­teil, dass eige­ne Mit­ar­bei­ten­de nicht mit zusätz­li­chen Auf­ga­ben belas­tet wer­den. Geson­der­te Auf­wän­de, die im Zusam­men­hang mit dem Nach­weis der Fach­kun­de ent­ste­hen, ent­fal­len.  Zudem wer­den die Risi­ken im Zusam­men­hang mit dem Ver­trau­lich­keits­ge­bot und eines mög­li­chen Inter­es­sen­kon­flikts gesenkt.

Das Hin­weis­ge­ber­schutz­ge­setz und der dar­in vor­ge­ge­be­ne Betrieb einer Mel­de­stel­le sind ein gänz­lich neu­er Ansatz. Aller­dings konn­ten wir bereits umfang­rei­che Erfah­run­gen in ähn­li­chen Pro­zes­sen sam­meln, die zu den Auf­ga­ben eines exter­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten gehö­ren, etwa beim Fall­ma­nage­ment mel­de­pflich­ti­ger Datenschutzverstöße.

Unse­re Case-Mana­ger ver­fü­gen über ein hohes Maß an per­sön­li­cher Inte­gri­tät und sind in der Lage, mit allen Betei­lig­ten in eine ziel­ge­rich­te­te Kom­mu­ni­ka­ti­on ein­zu­tre­ten. Das Sam­meln, die Ver­ar­bei­tung und der Schutz sen­si­bler Infor­ma­tio­nen sind für uns eine täg­lich ein­ge­üb­te Pra­xis. Wir wis­sen, wie man nor­ma­ti­ve Anfor­de­run­gen in ver­bind­li­che Pro­zes­se umsetzt.

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Unse­re Exper­ten neh­men sich für jede Kon­takt­auf­nah­me viel Zeit, um Ihnen alle Fra­gen best­mög­lich beant­wor­ten zu können.

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