Project Description

aco­ris ent­wi­ckelt die zukunfts­fä­hi­ge digi­ta­le Ver­trags­ma­nage­ment-Lösung für Eckes-Granini

 

6000 Ver­trä­ge migrie­ren zu Share­Point-Online in die Cloud

Das Unter­neh­men Eckes-Gra­ni­ni mit Sitz in Nie­der-Olm ist füh­ren­der Anbie­ter von Frucht­säf­ten und frucht­hal­ti­gen Geträn­ken in Euro­pa. Dabei folgt die Eckes-Gra­ni­ni Group GmbH ihrer Leit­idee: „Wir geben den Men­schen das Bes­te aus der Frucht für ein gesun­des und genuss­vol­les Leben“.

Eckes-Gra­ni­ni hat sich selbst stren­ge Kri­te­ri­en auf­er­legt: höchs­te Qua­li­tät der ver­ar­bei­te­ten Früch­te ohne Gen­ma­ni­pu­la­ti­on und ein durch­gän­gi­ges Nach­hal­tig­keits­kon­zept bis hin zur Ver­pa­ckung. Damit die­ser Stan­dard gehal­ten wer­den kann, braucht es gute Verträge.

Die Ziel­set­zung der Eckes-Gra­ni­ni Unter­neh­mens­grup­pe bestand dar­in, den digi­ta­len Rei­fe­grad im Unter­neh­men durch eine län­der­über­grei­fen­de zen­tra­le Ver­trags­da­ten­bank-Lösung wei­ter vor­an­zu­trei­ben. Eckes-Gra­ni­ni ent­schied sich für eine Share­Point-basier­te Ver­trags­da­ten­bank-Lösung. Bei der Kon­zep­ti­on der Daten­bank wur­de hier­bei beson­de­rer Wert auf die fol­gen­den Punk­te gelegt:

  • Inves­ti­ti­on in eine tech­ni­sche Lösung, die bereits eini­ge Zeit an erfolg­rei­cher Erpro­bung durch­lau­fen hat und dadurch hin­rei­chen­den Nach­weis für Ver­läss­lich­keit, durch­dach­te Funk­tio­na­li­tä­ten sowie umfas­sen­de Revi­si­ons­si­cher­heit erbrin­gen konnte.
  • Unbe­ding­ter Fokus auf einer mög­lichst hohen Nut­zer­ak­zep­tanz, einer ein­fa­chen Bedien­bar­keit mit kla­ren Grund­struk­tu­ren, die dem tat­säch­li­chen Unter­neh­mens­auf­bau entsprechen.

 

50000 neue Doku­men­te fin­den ein neu­es Zuhause

Die Auf­ga­be der aco­ris AG war es, eine ein­heit­li­che natio­na­le Ver­trags­da­ten­bank-Lösung für die Eckes-Gra­ni­ni Deutsch­land GmbH und die Eckes-Gra­ni­ni Group GmbH zu erar­bei­ten. Die­se ers­te deut­sche Ver­trags­da­ten­bank war gleich­zei­tig Pro­to­typ und Pro­of-of-Con­cept: Über­zeug­te aco­ris hier mit dem erar­bei­te­ten Kon­zept, soll­te die­se Daten­bank als Blau­pau­se für die übri­gen Lan­des­ge­sell­schaf­ten die­nen und inter­na­tio­nal aus­ge­rollt werden.

 

Prag­ma­ti­scher Start – Auf Basis erprob­ter Prozesse

In einem Kick-Off Work­shop – an dem bewusst Eckes-Gra­ni­ni Mitarbeiter*innen aus ganz unter­schied­li­chen Unter­neh­mens­be­rei­chen teil­nah­men – wur­de ein pra­xis­taug­li­cher ange­mes­se­ner Quer­schnitt ermit­telt . Aus dem hier­durch gewon­ne­nen, hete­ro­ge­nen Anfor­de­rungs­pro­fil konn­ten alle wesent­li­chen Funk­tio­na­li­tä­ten iden­ti­fi­ziert wer­den. Die tech­ni­sche Umset­zung star­te­te zunächst mit allen deut­schen Stand­or­ten, die als Pilot dienten.

Da der Auf­bau der Daten­bank den real exis­tie­ren­den Unter­neh­mens­ein­hei­ten und Unter­neh­mens­ab­tei­lun­gen ent­spricht, funk­tio­niert die tech­ni­sche Lösung bedarfs­ge­recht und auf Abtei­lungs­ebe­ne fle­xi­bel genug, um den jeweils unter­schied­li­chen Anfor­de­run­gen (z.B. durch ver­schie­den­ar­ti­ge Berech­ti­gungs­sys­te­me) Rech­nung zu tra­gen. Ein wei­te­rer Vor­teil liegt dar­in, dass die Daten­bank-Lösung dem für die Mitarbeiter*innen bekann­ten Look-and-Feel der gewohn­ten MS Share­Point-Umge­bung folg­te und kei­ner­lei „Berüh­rungs­ängs­te“ aufkamen.

 

Inter­na­tio­na­ler Roll-Out und Funktionsaufbau

Die von aco­ris kon­zi­pier­te Lösung konn­te über­zeu­gen: Auf­grund der posi­ti­ven Erfah­run­gen erfolg­te der Roll-Out auf alle inter­na­tio­na­len Lan­des­ge­sell­schaf­ten. Da bereits die deut­sche Pilot-Lösung ein hete­ro­ge­nes und viel­sei­ti­ges Anfor­de­rungs­pro­fil abdeck­te, erga­ben sich beim inter­na­tio­na­len Roll-Out kei­ne Son­der­kon­stel­la­tio­nen, die ein Nach­steu­ern erfor­dert hätten.

Ergän­zend zum eigent­li­chen Kern­pro­jekt sind – zum Teil par­al­lel aber auch nach­ge­la­gert – ver­schie­de­ne Teil­pro­jek­te auf der neu ent­wi­ckel­ten Daten­bank-Lösung auf­ge­setzt wor­den. Neben der Migra­ti­on des Daten­be­stands aus einer älte­ren Vor­gän­ger-Ver­trags­da­ten­bank sind ins­be­son­de­re eine OCR-basier­te Voll­text-Such­funk­ti­on, eine auto­ma­ti­sier­te Ände­rung der Zugriffs­be­rech­ti­gun­gen (für inter­ne Zustän­dig­keits­wech­sel bzw. das Aus­schei­den von Mitarbeiter*innen), eine sta­tis­tisch-basier­te Aus­wer­tung der in die Daten­bank ein­ge­stell­ten Ver­trags­do­ku­men­te sowie umfang­rei­che Erläu­te­rungs­ma­te­ria­li­en für den Onboar­ding-Pro­zess neu­er Nut­zer (bilin­gua­le Videos/Handouts) im Lau­fe der Zeit hinzugekommen.

Heu­te sind alle Mit­ar­bei­ter im Bereich Con­tract Manage­ment im digi­tal Work­place ange­kom­men: ver­netz­tes Arbei­ten über ganz Euro­pa auf einer Platt­form. aco­ris freut sich, Eckes-Gra­ni­ni mit Ein­satz moderns­ter Tech­no­lo­gien in ihren digi­ta­len Vor­ha­ben unter­stüt­zen zu dürfen.

 

 

„Die Ver­trags­da­ten­bank-Lösung ist ein ech­ter Mehr­wert für uns und hat unse­re Erwar­tun­gen über­trof­fen. Die tech­ni­sche Lösung hat uns vor allem durch ihre Ver­läss­lich­keit, Fle­xi­bi­li­tät und ein­fa­che Bedien­bar­keit über­zeugt. Wir freu­en uns, dass die Daten­bank in unse­rem Unter­neh­men län­der­über­grei­fend sehr gut ange­nom­men wird. Neben dem posi­ti­ven Feed­back der Kol­le­gen spricht vor allem auch die hohe Anzahl an digi­tal erfass­ten Ver­trä­gen für sich. Wir haben die aco­ris AG als einen ver­läss­li­chen, agi­len und kom­pe­ten­ten Part­ner ken­nen­ge­lernt und sind mit der ver­trau­ens­vol­len Zusam­men­ar­beit sehr zufrieden.“

Dr. Chris­ti­an Strie­der, Legal Coun­sel Sup­ply Chain, IT & Data Pro­tec­tion der Eckes-Gra­ni­ni Group GmbH

 

 

„Wir haben Eckes-Gra­ni­ni als sehr kom­pe­ten­ten und enga­gier­ten Part­ner im Pro­jekt erlebt. Unser Hau­pan­sprech­part­ner kam als Dok­tor der Juris­pru­denz ja aus der Fach­ab­tei­lung, ganz klar ohne den klas­si­schen IT-Hin­ter­grund. Sich hier so auf moder­ne Tech­no­lo­gie nicht nur ein­zu­las­sen, son­dern sie als digi­ta­les Zukunfts­kon­zept für die eige­ne Abtei­lung ein­zu­for­dern und dabei für die euro­päi­sche Lösung feder­füh­rend zu sein, war klar beeindruckend.“

Clau­dia Bau­mer, Vice Pre­si­dent Busi­ness Deve­lo­p­ment der aco­ris AG